Donnez une raison spécifique pour laquelle vous refusez la demande d`un client. Par exemple, citez la politique de l`entreprise, examinez les points saillants de l`affaire ou résumez autrement ce qui se cache derrière votre décision. Incluez les pièces jointes si nécessaire, telles que des copies des contrats, des garanties ou d`autres documents qui appuient votre position. Par exemple, «comme vous le verrez dans le contrat de garantie ci-joint, cette politique de service complet était en vigueur pour les 12 premiers mois de propriété. Selon nos registres, vous avez acheté votre appareil photo il y a trois ans, rendant la revendication d`aujourd`hui injustifiée. Comme vous pouvez le voir, l`exemple de lettre de refus ci-dessus est destiné aux demandeurs qui ont assisté à au moins une entrevue, mais il peut être modifié pour les demandeurs d`emploi qui s`appliquent, mais ne font pas à l`étape de l`entrevue à tous. Habituellement, les lettres de garantie sont émises par les fabricants, mais il devient plus fréquent pour les tiers d`offrir des garanties sur les produits qu`ils vendent. Lorsque vous écrivez à la société en ce qui concerne la garantie, vous devez vous présenter. En outre, indiquez le produit que vous avez acheté et les pièces qui doivent être réparées. Cela maintient la lettre courte et au point, et fournit une meilleure compréhension de la situation et le problème. Menez avec une note positive, comme remercier le client pour sa demande, puis aller droit au but. Par exemple, «Merci pour votre patronage et votre lettre récente concernant l`état de la garantie sur votre caméra vidéo modèle XYZ. Après de vastes recherches, nous constatons que nous sommes incapables d`honorer la garantie sur votre caméra vidéo comme demandé.
Sachez que Doe auto Supply regrette votre insatisfaction avec les housses de siège que vous avez achetées en mai dernier. Vous avez raison que les housses de siège sont garanties. Afin de recevoir un remboursement, vous devez retourner les housses de siège dans leur emballage d`origine et avec le reçu du magasin. Ces conditions apparaissent sur la boîte les couvertures de siège sont entrés. Nous nous conformerons à notre garantie dès réception de ces articles. Je vous ai contacté et vous a demandé de prendre des dispositions pour que l`article soit réparé, mais vous avez refusé sur la base que [définir les raisons pour lesquelles le fournisseur de garantie a donné].